Каждая хозяйственная операция торгового предприятия оформляется документом. Документ - письменное свидетельство совершения хозяйственной операции. Документы подтверждают величину материальной ответственности работников за ценности, которые им доверены, определяют состояние денежных расчетов между предприятиями и организациями
Таким образом, документы имеют доказательную силу и являются основанием для разрешения споров, возникающих между предприятиями, организациями и лицами. Они точно определяют, когда, где, кто и от кого принял или кому передал и какие конкретно ценности, их цену и стоимость. Документы являются важнейшим средством контроля за сохранностью кооперативной и государственной собственности.
Контроль за хозяйственной деятельностью осуществляется с помощью документов. Вышестоящие и общественные организации, государственные и кооперативные органы контроля, изучая документы и проводя документальные ревизии, осуществляют проверку правильности и целесообразности, а также законности каждой совершенной на предприятии или в организации хозяйственной операции.
Показатели, которые указываются в документах, называются их реквизитами
К основным и обязательным реквизитам относятся:
название документа (расходная накладная, отчет и т. п.);
наименование и адрес предприятия"(организации), составившего документ (например, Которское сельпо Плюсского райпотребсоюза Псковской области);
дата составления документа (число, месяц и год совершения хозяйственной операции); указывается название месяца, а не его порядковый номер;
указание сторон, участвовавших в совершении хозяйственной операции, и основание к ее совершению; указываются должноcти и фамилии, имена и отчества, их полномочия (ссылка на доверенность и т. п.) и основание (договор, постановление, распоряжение и т. п.);
измерители операции (количественное и стоимостное выражение операции);
полное и точное описание операции (например, в приходном кассовом ордере указывается, от кого приняты деньги, за что или на какие цели и др.);
подписи лиц, ответственных за совершенную операцию, и правильность ее оформления.
Оформление документов
Документы оформляют четко, разборчиво и только чернилами, пастой шариковой ручки, химическим карандашом или печатают на пишущей машинке. Какие-либо подчистки, помарки и приписки в документах не допускаются. В отдельных документах (кроме кассовых ордеров, чеков и других расчетных документов, представляемых Госбанку) исправление ошибок может производиться путем зачеркивания неправильного текста и написания над зачеркнутым правильных показателей. При этом делают следующую надпись: «Написанному в исправление ошибки (указывается новый правильный текст, количество или сумма) верить». Надпись удостоверяется подписями лиц, участвовавших в составлении документа.
В кассовых ордерах и квитанциях, чеках и расчетных документах (платежных требованиях, поручениях и др.), представляемых Госбанку, а также в приемных квитанциях, которыми оформляются закупки сельскохозяйственных продуктов и сырья, исправления не допускаются. Если при оформлении этих документов будет допущена ошибка, составляется новый документ.
Документы, которые подтверждают совершение тех или иных хозяйственных операций и на основании которых осуществляется бухгалтерский учет, передаются в бухгалтерию в установленные сроки согласно графику документооборота.
UP |